إجراءات تنظيم المبيعات

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

إجراءات تنظيم المبيعات

تقوم إدارة المبيعات بالعديد من الإجراءات لكى تتمكن من تنظيم أعمالها بشكل جيد ورسم هيكلها التنظيمي ، وهذه الإجراءات يمكن حصرها على النحو التالى
اجراءات ما قبل التنظيم قبل ان يتم تنظيم ادارة المبيعات وتقسيم وتحديد الأعمال المناطة بها، فإن على القائمين على عملية التنظيم القيام بما يلي:

لا تعمل اى ادارة بشكل عفوي او بدون اهداف محددة

إنما لكل ادارة أهداف تسعى لتحقيقها، واستنادا لذلك يتم توظيف الاموال والافراد وتحديد الاعمال الواجب القيام بها وانجازها للوصول إلى هذه الأهداف. ان الاهداف تبقى حبرا على ورق ولا يمكن تحقيقها إلا من خلال الأدوار، التفاعل والتكامل ما بين العاملين، تحديد الصلاحيات والمسؤوليات، التنسيق لمنع التداخل والازدواجية بين المهام المختلفة، تحديد الإطار الزمني للوقت اللازم للانجاز، توفير عناصر قادرة على الإنجاز المطلوب.. وغيرها من العوامل التي تجعل من عملية تحديد الأهداف تأتي في مقدمة المقدمة وثم السعي لتحقيقها من خلال التنظيم الجيد، لأن الإدارة سوف تكون لديها المعلومات الكافية عن ما محيط من عوامل مؤثرة على تحقيق الأهداف وان هذه المعلومات سوف يتم الاعتماد عليها عند التنظيم ورسم الهيكل التنظيم، لذلك تعتبر الأهداف دليل العمل ومرشدا له وان تحقيقها يعتبر معيارا مهما لتقييم أداء التنظيم والعاملين من قوى بيعية.

اقرا ايضا : كيفية تحديد الاهداف

تحديد خطة العمل

لاتستطيع ادارة المبيعات القيام بأنشطتها وتوجيه العاملين من قوى بيعية وغيرها، والوصول إلى المناطق المستهدفة ما لم تكن لديها خطة واضحة محددة، وهذه الخطة تلعب دورا مهما في تنظيم انشطة البيع، فمثلا اذا كان الخطة لتحقيق أهداف ادارة المبيعات في زيادة عدد النقاط البيعية وان هذا الهدف سوف يؤثر على الهيكل التنظيمى لهذه الإدارة.

تحديد الوحدات والأقسام التي يتكون منها الهيكل التنظيمى

بعد ان يتم توصيف عمل ادارة المبيعات، يتم تحديد الوحدات التابعة لها، تقوم إدارة المبيعات بتوصيف الوظائف التى يجب ان تكون الهيكل التنظيمي وطبيعة العلاقات ما بين تلك الوظائف، بعد ذلك يتم تحديد مواصفات ومؤهلات الأفراد المراد تعيينهم لشغل تلك الوظائف . كما معروف فإنه كلما كلما كانت عدد الوحدات كبيرا فإن الهيكل التنظيمى يتصف بالتشعب، وتظهر الحاجة بشكل أكبر إلى عملية التنسيق، تحديد طرق الاتصال، التكامل والتفاعل، العلاقات، الرئيس والمرؤوس.. وغيرها.
ان قلة الأعمال التي تقوم بها ادارة المبيعات يتطلب منها وحدات أقل مما يسهل عملية التنظيم ورسم الهيكل التنظيمى الذى يتسم بالبساطة وعدم التعقيد على عكس ذلك فكلما كانت عدد الوحدات كبيرا فإن عملية التنظيم ورسم الهيكل التنظيمي تتسم بالتعقيد والصعوبة.

مقال ذات صلة: هيكل إدارة المبيعات

تحديد المستويات الإدارية

بشكل عام تنقسم جميع الادارات إلى ثلاث مستويات هى:

  • الإدارة العليا.
  • الإدارة الوسطى.
  • الإدارة الدنيا.

ان هذا التقسيم يلعب دورا مهما في تحديد القيادات الإدارية في مختلف مستويات الهيكل التنظيمي وبالتالي يتحدد من هو الرئيس ومن هم المرؤوسين الذين أصبح لديهم المعلومات الكافية عن الجهة التي يرجعون اليها وتكون لهم بمثابة مرجعية في تلقى واستلام الأوامر والتعليمات وكيفية تنفيذها. ان مثل هذا التقسيم يساهم في:

  • تحديد وحدة الأوامر والقيادة.
  • تحديد طبيعة الصلاحيات لكل إدارة ومسؤولياتها.
  • طبيعة عمل كل إدارة والإطار الذي يتحرك فيه.
  • تحديد العلاقات الرأسية والأفقية.

ان الإدارة العليا تمثل أعلى موقع في الهيكل التنظيمى واساس الأوامر والصلاحيات واضافة للدور الرقابي لها. اما الإدارة الوسطى فهى تكون مسؤولة عن وحدات العمل المختلفة والهيكل التنظيم للمنظمة وحسب طبيعة التنظيم المعتمدة اما الإدارة الدنيا فهي تمثل وحدات العمل التنفيذية والتى تولي تنفيذ المهام والأنشطة المختلفة للمنظمة.

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

تنظيم المبيعات | أسباب وأهداف وفوائد تنظيم المبيعات

ان تنظيم عمل ادارة المبيعات يعتبر من المهام الأساسية باعتباره العملية التي يمكن من خلاها ترتيب الموارد الخاصة لإدارة المبيعات بطريقة تمكن أنشطتها من المساهمة بشكل منظم ومنسق في تحقيق هذه الإدارة ، فبدون تنظيم لا تستطيع اى ادارة ان تضطلع بالمهام الموكلة إليها ضمن عملية التخطيط وهذا ما ينعكس على الإغراض والأهداف المحددة لكل ادارة وصولا إلي الأداة العليا للمنظمة

مفهوم تنظيم المبيعات Sales Organization Concept

ان التنظيم الإداري لأي ادارة ومنها ادارة المبيعات يستند على نظرية النظم في تحديد ورسم المخطط التنظيمي المناسب إلى تقسيم وتنظيم العمل بين العاملين من خلال تجميع الاعمال عى شكل مجاميع ويحدد لكل مجموعة اهدافها وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات لهم، وبعد ذلك يتم توزيع هذه المجاميع على الشعب، الاقسام، الوحدات واللجان استنادا الي العديد من المعايير والمواصفات التي يجب توفرها لدى هؤلاء العاملين لكى يتمكنوا من تاديه المهام المكلفين بكفاءة عالية.

التنظيم الإداري لإدارة المبيعات يمثل فرع من النظام التسويقى الكبير الذي يتكون من عدة انظمة الفرعية التي تعمل بشكل متفاعل ومتكامل لتحقيق اهدافها. ان التنظيم هو عبارة عن تلك العملية التى يتم فيها ترتيب الموارد الخاصة بالشكل الذى يحقق أفضل استخدام لتلك الموارد. يعرف التنظيم علي انة يمثل توليفة لاجراء النظام وتوزيع الاعمال بين الافراد او العاملين وتجميع الأنشطة فى مجموعات واسناد كل منها إلى ادارة خاصة . قسم او وحدة عمل ، وكذلك تحديد العلاقات الراسية والافقية ووضع الهيكل التنظيمى وتوصيف الوظائف وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات ، وتبسيط إجراءات العمل بهدف الوصول إلى الاهداف المحددة باقل تكلفة ووقت.

ان تنظيم المبيعات يحدد لكل وجهة في الإدارة وعاملين طبيعة الوظيفة التي يكلفون بها وحدود الصلاحية الممنوحة لهم ويحدد نطاق الاشراف والرقابة وكذلك نوع التعامل مع المنظمات الاخرى والزبائن المستهدفين.

اسس تنظيم ادارة المبيعات

تعتمد ادارة المبيعات العديد من اسس لتنظيم الاعمال، ومن خلال مراجعة الادبيات اتضح بان هناك اتفاق حول الاسس التى يتم اعتمادها لتنظيم ادارة المبيعات وعلى النحو التالي : ( Kotler) (Ralphy & Robert ) ( Jobber & Lancaster ) (فنجان ) :

  • التنظيم الجغرافي.
  • التنظيم السلعي.
  • التنظيم وفق الزبائن.
  • التنظيم الوظيفي.
  • التنظيم حسب وسائل الاتصال
  • التنظيم المركب.

التنظيم الجغرافي تنظيم ادارة المبيعات انشطتها استنادا للمناطق الجغرافية التى تعمل فيها، ويعتبر هذا التنظيم من ابسط طرق التنظيم من ابسط طرق تعتمدها ادارة المبيعات، يعمل رجال البيع في المنطقة المخصصة لهم ، حيث يتعاملون مع جميع انواع واصناف المنتجات اتي تنتجها او تتعامل بها المنظمة، وكذلك تقديم جميع الخدمات التى يرغب الزبون من الحصول عليها. ان هذا النوع من تقسيم الأنشطة يتطلب توفير معلومات لدى رجال البيع بالاتصال بجميع انواع الزبائن الذين يشترون او تهمهم هذه المنتجات باختلاف اشكالها . وقد يكون التقسيم الجغرافى (التنظيم الجغرافى) يشمل محافظات دولة معينة، او يشمل محافظة واحدة حيث يتم تقسيم اعمالها استنادا لطبيعة هذه المحافظة وتقسيمهاتها الادارية وعوامل الاختلاف ما بين زبائن هذه المنطقة. بشكل عام فان التنظيم الجغرافي لإدارة المبيعات على صعيد دولة واحدة قد يتم وفقا يتم وفقا لتقسيم هذه الدولة الي (المنطقة الشمالية، الوسطى، الجنوبيه، العاصمة)

اسباب تنظيم المبيعات Sales Organization Causes

تحتاج المنظمات الكبيرة والتي تتعامل بالعديد من المنتجات، وتعمل في مناطق جغرافية واسعة ولديها قدرة مالية وبشرية عاملة كبيرة، إلى تنظيم اعمالها وتقسيمها وتنسيقها وتحديد الاطار التنظيمى ، وكذلك تقوم باعداد الهيكل التنظيم الخاص بانشطتها ومجال عملها. ان تنظيم المبيعات يحددموقع ادارة المبيعات في الهيكل التنظيم الخاص بانشطتها ومجال عملها. ان تنظيم المبيعات يحدد موقع ادارة المبيعات في الهيكل التنظيمى ومدى ارتباطها بالاداراتالاخرى كادارة التسويق، حيث ان مسؤولية ادارة المبيعات في الوقت الراهن تكون ضمن ادارة التسويق.

بشكل عام العديد من الاسباب والمبررات التى دفعت ادارة المبيعات لتنظيم اعمالها وانشطتها ومن هذه الاسباب ما يلى : .

  1. زيادة وتنوع المنتجات التى تتعامل بها ادارة المبيعات.
  2. حجم الزبائن الذى تتعامل معهم ادارة المبيعات ومقدار الزيادة فى اعدادهم خلال فترة زمنية.
  3. اتساع المناطق الجغرافية التى يتم خدماتها بمنتجات المنظمة.
  4. دخول مناطق بيعية جديدة.
  5. الانسحاب من مناطق بيعية كانت قائمة.
  6. استحداث نقاط بيعية جديدة فى مناطق مختلفة.
  7. دخول قطاعات المنافسة لتحقيق ميزة تنافسية.
  8. الحاجة لتوظيف عناصر بشرية كفؤة بيعيه جديدة.
  9. التطور التكنولوجي وأثرة على وسائل الاتصال.
  10. طبيعة العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على تحقيق اهداف ادارة المبيعات.
  11. استراتيجية واهداف ادارة المبيعات.
  12. تحقيق الإدارة الجماعية.
  13. قصر دورة حياة المنتجات.

اهداف وفوائد تنظيم المبيعات

ان ادارة القوى البيعية ترتبط بشكل مستمر بالاستراتيجية، تنظيم قوى البيع، حجم القوى البيعية، تطوير جهود البيع خلال المنتج وتجزئة الاسواق، لذلك فان التنظيم الجيد يمثل احد العناصر الاساسية لادارة القوى البيعية، لذلك فان لهذا التنظيم من اهداف وفوائد لادارة المبيعات.

اهداف تنظيم المبيعات

هناك العديد من الاهداف التى تسعى ادارة المبيعات من تنظيم اعمالها، وهذا الاهداف كما يلي :

  1. التكيف للعوامل الخارجية والداخلية المؤثرة علي عمل ادارة المبيعات.
  2. تحديد حدود واطار عمل كل ادارة وعامل فى ادارة المبيعات بالشكل الذى يمنع التداخل والازدواجية بين الوظائف او العاملين.
  3. توصيف الوظائف من خلال وصف للمهام التى تضطلع بها كل وظيفة,
  4. تحديد المؤهلات اللازمة لشغل تلك الوظائف مما يساعد علي اختيار وتعيين قوى البيع.
  5. القضاء على التشويش من البيئة الداخلية والخارجية
  6. تحديد تخصص الادارات، الاقسام ، الوحدات، الافراد.
  7. تحديد العلاقات ما بين العاملين والادارات المختلفة داخل التنظيم.
  8. مراقبة وتضير العاملين في مختلف المستويات الادارية داخل ادارة المبيعات.
  9. المساعدة علي تحديد مجال عمل كل قسم ضمن ادارة المبيعات في الاسواق المستهدفة.
  10. يساعد على انسيابية العمل بشكل يمكن من مواجهة المنافسين والصمود امامهم.
  11. يساعد علي ادارة المبيعات علي التنويع في اعمالها من خلال تنوع المنتجات او الاسواق والمناطق.

فوائد تنظيم المبيعات

ليس العبرة بان تقوم ادارة المبيعات بتنظيم اعمالها وانما المهم ان يكون هذا التنظيم ناجح وفعال، لذلك فان التنظيم الجيد له فوائد متعددة وبالتالي فانه يجب ان يحقق ما يلى :

  1. تحديد انشطة واعمال الإدارة والعاملين فيها.
  2. توصيف الأنشطة والاعمال بشكل جيد ودقيق.
  3. تحديد الصلاحيات والمسؤوليات.
  4. تحديد الاختصاصات والمؤهلات المطوبة.
  5. تحقيق مستوى من الاشراف والمتابعة
  6. تحقيق الاشراف الجيد
  7. وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
  8. تحديد الرئس المرؤوسين.
  9. تجميع الاعمال او الأنشطة وتقسيمها.
  10. منع التداخل والتضارب و الازدواج في الاعمال.
  11. يسهل عملية الرقابة والمتابعة.
  12. تقليل التكاليف والجهد.
  13. تحفيز العاملين.
  14. توظيف رجال البيع اللذين يمتلكون المهارات المطلوبة.
  15. يساعد العاملين علي تلبية حاجات الزبائن بشكل كفؤ.
  16. تحقيق الاتصال بشكل سهل او سلس.
  17. استلام الاوامر والتعليمات بالسرعة المطلوبة
  18. ايصال المعلومات للادارة العليا بسرعة.
  19. يسهل عملية تحقيق الاهداف
  20. يسهل عملية تطبيق البرامج والقواعد

يتصف بالمرونة والتكييف للعوامل البيئية المختلفة مما يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها.

سؤال اخنياري :من اهم اجراءات الرقابة على المبيعات ؟

مع العلم حساب التبرع لاهل غزة : الحساب2108902 بنك فلسطين – غزة أ-المراجعة التحليلية ب-تقويم المبيعات ج-الافصاح د-قطع الحسابات

شكرا لدعوتك على الاجابة

صديقتي العزيزة ان اجراءات الرقابة بشكل عام هي علم بحد ذاته واجراءات الرقابة على المبيعات من اكثر الاجراءات تعقيدا وطولا وتكلفة اذ ان الاجراءات الرقابة على المبيعات تتم بنفس الوقت معها اجراءات الرقابة على المدينين لارتباطهما بعضا ببعض وتتطلب تلك الاجراءات مايلي:

1- هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ووظائف النقد والمحاسبة؟ 2- هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح؟ 3- هل المسئوليات محددة فى طلبات البيع, والعملاء, والبيع الآجل, وشروط البيع؟ 4- هل تجرى الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن؟ 5- هل تسجل أرقامٍ جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن, أوامر العمل, الفاتورة, سند التسليم, لائحة التعبئة؟هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلى:• الترقيم المسبق.• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة فى ملف واحد. 6- هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل, وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص المخولين؟ 7- هل تراجع دوريا طلبات البيع التى لم يوفى بها بعد؟ 8- هل يتم تبليغ موظفى المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار السياسات المتعلقة بأجور الشحن والبضاعة المستردة؟9- هل يبلغ موظفى المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات؟ 10- هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء, ويتم تبليغ المعنيين بها؟ 11- هل يجرى التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجرى التسليف لهم؟ 12- هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف؟ 13- هل يستلم الأشخاص الذين ٍيقومون بوظيفة التسليف معلومات فى حينها عن الحسابات المتأخر تسديدها؟ 14- هل يتم تبليغ الأشخاص المسئولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف, وعن أى تغير فى حدود التسليف أولا بأول؟ 15- هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة؟16- هل تجهيز وثائق شحن لجميع الشحنات؟ 17- هل تخضع وثائق الشحن لما يلى:-• الترقيم المسبق.• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظٍ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة فى ملف واحد.• تبليغ قسم الشحن فورا بها.• تبليغ المستودعات فورا بها.• ابلاغ قسم الفواتير فورا بها. 18- هل يشترط فى وثائق الشحن ان تحتوى على:-• رقم أمر البيع.• اسم العميل.• المكان الذى ستشحن له.• وصف كامل للبضاعة وكميتها.• تاريخ الشحن.• وسيلة الشحن.• الإقرار بالاستلام 19- هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل؟ 20- هل يجرى التحقق من الكميات التى تشحن, مثلا بالتعداد مرة ثانية؟21- هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير, للتأكيد من أن البضاعة التى شحنت صدرت بها فواتير؟ 22-هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة؟ 23- هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلى: -• الترقيم المسبق.• محاسبة رقمية للتأكد من أن جميع الفواتير قد قيدت فى وقتها.• تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع. 24- هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل فى يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف مسلسل؟25- هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها؟ 26-ٍ هل يجرى تحليل المبيعات بشكل منتظم؟ 27- هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة؟ 28-ٍ هل تجرى مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام؟ٍٍ 29- هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء: -• تراجع من قبل موظف مسئول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.• ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة. 30- هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص مستقل عن وظائف اصدار الفواتير والمقبوضات النقدية؟ 31- هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص المسئول عن التسليف, وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية؟

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

كيف تجني المال في التداول؟
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: