معوقات الاتصال التليفوني

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

معوقات الاتصال التليفوني

رغم أننا حاولنا قدر استطاعتنا أن نطبق كل قواعد اللياقة والذوق في أثناء حديثنا مع العميل عبر الهاتف الا اننا دائما نجد ان الاستجابة ليست بالقدر الذي يرضينا في كثير من هذه المكالمات. أن الاعتراض سمة اساسية لاي انسان حتى انت عندما تكون في موقف العميل مثلا عند ذهابك للسوق او السوبر ماركت او عند تنزهك تبدي عدم رضاك اعتراضك على بعض الاشياء.

اذا سألتك ما هي اكثر الصعوبات السلوكية الصادرة في التليفون من قبل العميل ستجدها في الغالب ستجد انها

  • مقاطعة العميل لك بشكل دائم.
  • استئثار العميل بالحديث طوال المكالمة مبديا استيائه او عدم اعطائك فرصة الرد.
  • انتقاد بشكل لاذع وقاس نقد غير بناء.
  • السخرية منك في اثناء الاتصال الهاتفي.
  • فمحاولة تصيدك لخطأ العميل والتركيز عليه.
  • تسرعك في إصدار الأحكام.
  • مجادلتك للعميل عند الرفض.
  • وهناك اخطاء اخرى ربما واجهتك.
  • إذن كيف تتصرف؟

ان مقاطعة العميل لك اثناء اتصالك تدل على موقف متحفظ بعض الشيء من قبل العميل تجاه ما تقوله نصيحتي لكان تنتظر حتى ينتهي المتحدث من الكلام ويعبر عما يريد قوله بشكل كامل وان تنصت جيدا لما يذكره العميل.
في العادة يذكر العميل بعض المعلومات المهمة عن أسباب رفضه او اعتراضه على ما تقول لا تسرع في الرد فكر لثانية وانت تأخذ نفسا عميقا وعندما ترد اجعل الهدوء يزين صوتك والثقة تملؤك وكن موضوعيا عند مناقشة ما يطرحه العميل من اعتراض مع ثبات الموقف من ناحيتك.

العميل كثير الثرثرة

أما العميل الثرثار هو الذي يستأثر بالحديث ولا يرغب في سماع صوتك كثيرا هذا لان صوتك ليس بالتأكيد مثل صوت مطربه المفضل لذا عليك ان تأخذ في هذا الوقت بالحكمة القائلة خير الكلام ما قل ودل.
عبر ما تريد بجمل قصيرة وواضحة وأعط هذا العميل الفرصة كاملة ليقول كل ما يريد وحاذر ان تكرر ما تقول فهذا العميل من العملاء أصحاب النظام السمعي شديدي التركيز فيما تقول فحاول ألا تخطئ واعطه قدرا اكبر من التقدير دون مبالغة.
الانتقاد سمة الغاضبين العميل الذي ينتقدك وينتقد شركتك وينتقد منتجاتك وخدماتك بالكامل في الغالب يكون لديه تجربة سيئة، دورك ان تتعاطف معه اثناء المكالمة وذلك بألا تركز على اخطائه وهفوات الكلام الساخن المنبعث منه في الهاتف.
حاول ان تذكره برفق أن هناك وجهة نظر اخرى للموضوع وهذا ما ترغب ان تعرضه معه عند مقابلته وكن ذكيا بالسيطرة على مشاعرك السلبية تجاه هذا النقد.

العميل الساخر

أما العميل الذي يسخر منك امامك حل واحد فقط لتجبره على احترامك وهو ان تحترم انت ذاتك لا تتعصب عندما يبدي العميل استهزاءه بما تقول ففي الغالب هو يتوقع منك ان تسرع بغلق الخط وبذلك كون قد حقق ما اراد عندما تتحدث مع هذا العميل لا تضحك بدون سبب واحذر ان تسخر منه او تتهجم عليه.
وتذكر انك دائما تعبر عن ذاتك وما بداخلك من موضوعية لابد ان تكون دائما اكثر مما لدى العميل استخدم جمل وتعبيرات طويلة وليس هناك مانع من تذكيره ببعض القيم بشكل لطيف مثل الحلم سيد الاخلاق.
ولكن اذا صادفك عميل يستخدم الألفاظ البذيئة والشتائم قطعا لن تبادله ذلك لأنك افضل من ذلك واكثر احتراما ولكن قبل ان تغلق الخط تقوله له جملة واحدة: (اعتذر على هذه المكالمة لقد اثبت لي يا سيدي ان هناك اناس لا يستطيعون التحدث مع أناس محترمين!) وتغلق الخط!!

يقع الكثير من البائعين في خطأ اصراره على ان يثبت للعميل انه على خطأ فيما يقول يستمع للعمل بهدف الحكم على وجهة نظره وتقييمها كن ذكيا ولا تستدرج محدثك لكي يخطئ لتتحدث ان وتثبت صحة وجهة نظرك وانه شخص لا يعي ولا يدرك وخاطئ بشكل كامل اجعل أسئلتك مفتوحة تتيح للعميل ان يكون لديه خيارات كثيرة في الرد.
عندما يتحدث اليك ويطرح عليك بعض الاسئلة لابد ان تكون حياديا وتبعد تحيزك الشخصي ولكن قبل ان تفعل لابد ان تنصت جيدا لتحلل مايقوله العميل بعقل وقلب مفتوحين اذا كان العميل قد وقع في مشكلة خاصة بمنتجات مماثلة او خدمات مشابهة فأعطه رأيك مبنيا على خبرتك واذا كنت حديث العهد بهذا العمل فاخبره انك ستسال مديرك عن هذه المشكلة وستعاود الاتصال به مرة آخرى.

العميل المجادل

هو عميل متعصب لرأيه يبغي ان ينتصر عليك فالحديث معك اعطه هذا الاحساس الذي يرغبه بألا تتعصب لرأيك واحترم وجهة نظره وذكره بأن الاختلاف في الرأي لا يفسد للود قضية واحدة في هذا العالم لا وجهة نظر واحدة اتفق عليها كل البشر في وقت من الأوقات.
عندما تتحدث إلى عميل عبر الهاتف فتخيله أمامك يحرك يده وينظر بعينه فافعل مثل ما يفعله تماما ابتسم وانظر وتحرك واعتدل وغير جلستك وحرك يدك وتفاعل.

9 قواعد للاتصال التلفوني

الاتصال التليفوني ينزعج كثير من البائعين خاصة المبتدئين من الفشل في أخذ موعد مع عميل محتمل موجود لديهم قائمة من العملاء هذه القائمة التي عانى الكثير من اجل ملئها بالأسماء وأرقام الهواتف والعناوين هاهي تنفذ وتتسرب كالماء بسبب الرفض التليفوني
لا يدرك الكثير من البائعين ان الاتصال التليفوني في حد ذاته هو عملية بين منفصلة عن عملية بيع المنتج او الخدمة نعم هذه حقيقة.
إن هناك قواعد واصول للاتصال الهاتفي اذا ما راعيتها فسيحالفك التوفيق كثيرا في اخذ موعد مع عميل جديد في كل مرة .. هذه القواعد هي المفتاح الامثل لك لكي تستطيع ان تبيع فكرة الموافقة على مقابلتك من جهة العميل

1. قبل ان تشرع في الاتصال الهاتفي لابد ان تقييم نفسك من ناحية الحالة المزاجية التي انت عليها ونصيحتي لك لا تتحدث إلى عميل غاضب كما لا يفضل على الاطلاق ان تتحدث للعميل وانت لم تأخذ قسطا كافيا من النوم .. تأكد ان هذه الاشياء ستنتقل تلقائيا إلى العميل من خلال نبرة صوتك دون ان تحس وستكون كفيلة بأن يرفض مقابلتك فقط لانك لم تحسن اختيار الوقت المناسب للاتصال من جهتك انت.

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

2. كن على حس عالي وذكاء في اختيار الموعد المناسب للاتصال بالنسبة للعميل لا انصحك ابدا بالاتصال في وقت مبكر جدا من الصباح وتحديدا في ساعات العمل الاولى، كما يجب عليك ايضا الا تزعج عملائك وقت القيلولة فهذا الوقت الذي يبحث فيه أي انسان عن بعض الراحة والهدوء والابتعاد عن العمل او الاتصالات الهاتفية.

إن ذكاءك قد يساعدك على اختيار الموعد الأمثل للاتصال عندما تدرك طبيعة عمل العميل فالطبيب والمهندس والمحامي والمهنيون بشكل عام ليس هناك ضرر في الاتصال بهم في ساعات الوسط الخاصة بعملهم اذا قدرت انهم يعملون لثماني او عشر ساعات فإن أنسب وقت للاتصال افتراضا انهم يبدأون أعمالهم في الساعة الثامنة هي بين الساعة الحادية عشرة والساعة الثانية ظهرا.
اما اصحاب الاعمال الحرة فهؤلاء يستيقظون كما يرغبون او تحديدا لا يستيقظون مبكرا فلا تكن عجولا في أخذ موعد لك مبكرا معهم في الغالب منهم كثير لن يرد على الهاتف والبعض الآخر قد يرفض او يطلب منك الاتصال في هذه الفترة؛ لانه لم يستيقظ من نومه بعد وقد يرد عليك منهم ويقبلون ولكنها نسبة قليلة جداً.

3. فور رد عميلك عليك قم بتحيته وابتسم اثناء التحية، فالعميل يشعر بالابتسامة من خلال نبرة الهاتف، واياك ان تخطئ في اسم العميل او لقبه، فبعض البائعين البائسين يضع امامه قائمة طويلة من العملاء، وعندما يقوم بالاتصال الهاتفي يشرد نظرة بعيدا للحظات ربما مع زميل او شيء اثار انتباهه وعندما يرد العميل في هذه اللحظة يرتبك رجل البيع ويبحث سريعا عن اسم العميل بين القائمة، وربما تأخر كثيرا في معرفة اسم العميل، وبالطبع هذا يشعر العميل بعدم اهميته فهو يقول في نفسه: انا واحد من القائمة هذا لا يعرف اسمي!! هذا اكيد مبتدئ وتأكد انه هناك احتمال كبير جدا لرفض هذا العميل مقابلتك لانك لم تعطه القدر الكافي من الاهتمام وحق الاتصال.

إن الخطأ الثاني هو ان تخطئ في لقب العميل نتيجة عدم تركيزك او نقص في المعلومات التي حصلت عليها .. احذر ان تعطي العميل قدرا اقل من قدره بأن تخطئ في لقبه، ما رايك لو تحدثت لدكتور وقلت له يا استاذ .. صادف ذات مرة ان اتصل مندوب وهو يضع قائمة العملاء الخاصة به أمامه وكان ترتيب الأسماء دكتور فلان ثم يليه معلم فلان ثم يليه استاذ فلان عندما اتصل المندوب قام بطلب الدكتور ولكنه لم يكن منتبها بالقدر الكافي فقد طلب رقم العميل التالي وبعد القاء التحية قال: دكتور فلان معي؟! فرد العميل لا ، واغلق الخط.
من المؤكد ان الموقف كان سيزداد سوءا اذا ما تحدث للطبيب على انه الاستاذ فاحذر ان تقع في مثل هذه المواقف.

4. بعد إلقاء التحية اذكر اسمك واسم الشركة التي تعمل بها بصوت واضح وقوي، تحدث مع العميل عند تعريف الشركة بصوت هادئ ودافئ!! اجعله يحس ان هناك شخصا محترما يتصل به اذا ما رفض العميل في مقدمة الاتصال ان يقابلك فيجب ان تتعاطف معه لانه في هذه الحالة من المؤكد ان لديه مشكلة ما .. اظهر تعاطفك هذا من خلال سؤاله برفق عن سبب الرفض؟!

دعه يعرض شكواه لك، فربما كانت لديه تجربة سيئة مع شركة أخرى او بائع معين، او ربما لديه بعض المشاكل الطبيعية الأخرى الخاصة بأي إنسان مثل حالة وفاة لديه او حالة طلاق او لديه ابن مريض او اخ مسافر او أي من هذه المشكلات التي تجعل من الصعب عليه مقابلتك في ظل هذه الظروف الراهنة .. فحاول ان تخبره بأنك ستتصل به قريبا بعد فتره لتحديد موعد آخر في ظل ظروف أفضل من تلك الموجودة الآن.

5. حاذر من سماع العميل لأي اصوات او موسيقى او احاديث جانبية بجوارك تدور بين أفراد في الشركة أثناء الاتصال فهذا يعطي انطباع باهمال الشركة تجاه العملاء بالاضافة إلى احتياجك لرفع صوتك اثناء المكالمة او مقاطعة العميل لتطلب من الآخرين الصمت وتقدير عملك كل هذه الاشياء اذا لم تكن قد سمعت انها ممنوعة من مديرك فحاول ان تكتسبها انت الآن وتعلمها لزملائك بالشركة التي تعمل بها.

6. في حالة استقبال مكالمة على خط آخر فلا بد ان تستأذن من العميل قبل وضعه على الانتظار، واذا لم يسمح لك فليس امامك الا ان تضحي بالمكالمة الأخرى فالعميل دائما أهم واذا كان هناك عميل آخر فتذكر المثل القائل عصفور في اليد خير من عشرة على الشجرة.
في حالة الرجوع للعميل بعد الانتظار اشكره على انتظاره مع الحرص على عدم إطالة فترة الانتظار اما اذا جاءتك مكالمة أخرى بعد ذلك فلا ترد ابدا ولا تطلب نهائيا من العميل ان يتنظر مرة أخرى.

7. اذا استقبلت مكالمة من عميل يطلب شخص آخر في الشركة يجب ابلاغه على الفور باسم العميل وخلاصة الموضوع فلا يجب على العميل ان يعيد شرح سبب الاتصال وتفاصيل الموضوع لاكثر من شخص .. تصرفك هذا يعبر عن مدى الرقي والجدية للشركة التي تعمل بها ول كانت شخصيا وتذكر ايضا انه اذا انقطع الخط اثناء الحديث فلابد ان تبادر انت بالاتصال بالعميل ولا تنتظر حتى يتصل العميل بك.

8. حاول انهاء المكالمة بنتيجة مفيدة وباستخدام كلمات مجاملة للعميل وبصوت واضح مبتسم ووعد بأنك في خدمته دائما وانك ممتن لسماع صوته.

9. استخدم هاتف ليس به عيوب في الصوت حتى يستطيع العميل ان يسمعك جيدا وكذلك أنت تسمع العميل بشكل مناسب.

معوقات الاتصال التليفوني

يذكر عبد الرزاق في مدونته الالكترونية (2020م ) أن من الأهمية أن نشير إلى أن الهدف من انعقاد العديد من المؤتم

رات ذات الطابع النظري، وبعض المؤتمرات ذات الطابع العلمي العملي التي تفتقد إلى تحقيق الهدف الرئيس الذي من أجلها عقدت. ولعل الحديث حول المؤتمرات العلمية في كثير من الجامعات في العالم العربي يدفعنا إلى رصد مراحل وخطوات انعقاد المؤتمرات العلمية .والى كل مهتم نقدم تلك النصائح في مجال تنظيم المؤتمرات العلمية .

أولاً : ما معنى مؤتمر؟

يعرف كلاً من ( عبد الرزاق , أبو السعيد ) المؤتمر على انه مجموعة من الأفراد بينهم أمر مشترك يجتمعون معا لمناقشة أمور تهمهم في مجال عملهم مثل اجتماع عدد من الخبراء والأساتذة بالجامعات من دول مختلفة متخصصون في مجال التربية والتعليم لعرض أحدث الطرق الحديثة في تطوير التعليم العام وذلك لمدة أربعة أيام

ثانياً : أنواع المؤتمرات

تقسيم المؤتمرات إلى عدة أقسام نورد منها

أ‌- وفقا لطبيعة المشاركين فيها إلى :

1- المؤتمرات الدولية

2- مؤتمرات إقليمية

3- مؤتمرات وطنية

ب- حسب الهدف من إعداد المؤتمر :

1- مؤتمرات سياسية

2- مؤتمرات الشركات ورجال الأعمال

3- مؤتمرات العلمية

4- مؤتمرات الاتحادات المهنية

5- المؤتمرات السياحية

6- مؤتمرات المنظمات

ثالثاً: هل هناك فرق بين المؤتمرات والاجتماعات؟ ( ما الفرق بين المؤتمرات والاجتماعات) ؟

أ‌- الاجتماعات ( يتفق عليها قبل انعقادها بأسبوع , و تعقد أكثر من مرة في الشهر, وعدد المشاركين اقل منه في المؤتمر )

طريقة الالقاء ( يجلس المجتمعين حول مائدة ممتدة يختلف طولها تبعا لعدد الأعضاء وترص على الفصل في الاجتماعات التدريبية , لا يصاحبها معارض , و قد تكون ليوم واحد او لساعات محددة دون مبيت في الفندق )

ب‌- المؤتمرات ( يتفق عليها قبل انعقادها بسنة على الأقل و تعقد مرة او مرتين على الأكثر في العام ويكون عدد المشاركين اكبر من الاجتماع )

طريقة الالقاء ( يوجد منصة لمنظمي المؤتمر والمتحدثين وترتب أمامها مقاعد أعضاء المؤتمر, عادة يصاحبها معارض , كما أن فترة انعقادها أطول قد يكون يومين إلى أسبوع في صاحبها إقامة بالفنادق )

رابعاً :ما أهمية وأهداف المؤتمرات العلمية؟

يتفق كل من عبد الرزاق 2020م وأبو السعيد 1437هـ أهمية المؤتمرات العلمية كما يلي :

أ‌- أهمية المؤتمرات

يرى المؤيدون لعقد المؤتمرات العلمية أنها تحقق المزايا الآتية:-

1- المؤتمرات إضافة للبحث العلمي

2- تساهم في زيادة المعارف والخبرات

3- وسيلة لتطوير المسار الوظيفي للباحثين

4- تساهم في زيادة تبادل الخبرات على جميع أنحاء العالم

5- الحصول على معلومات بصورة أسرع من المجلات والدوريات البحثية وبصفة خاصة المجالات البحثية الجديدة

6- توفير التمويل اللازم للبحوث العلمية في بعض الأحيان

بينما يرى المعارضون للمؤتمرات العلمية ما يلى:-

1- أنها مكلفة 2- انها مضيعة للوقت والموارد

خامساً :ما العوامل التي ساعدت على الاهتمام بإقامة المؤتمرات ؟

1- التكامل والتعاون بين دول العالم لنشر الثقافات وتبادل المعلومات

2- ازدياد عدد منظمي المؤتمرات ومكاتب التسويق للمؤتمرات

3- تطور الطيران ووسائل الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات

4- ظهور مراكز متخصصة لإقامة المؤتمرات بها تضم قاعات مجهزة بأحدث الأجهزة السمعية والمرئية والمعدات اللازمة للعرض والترجمة الفورية .

5- مساهمة الفنادق بدور فاعل في تنظيم المؤتمرات وتقديم كافة سبل الراحة لأعضاء المؤتمر من اقامة ومأكولات وإعداد برامج ترفيهية .

سادساً :ما مراحل تنظيم المؤتمرات العلمية؟

مرحلة ما بعد المؤتمر

أولا مرحلة التخطيط : ( تحديد الهدف من المؤتمر , مجال المؤتمر , موضوعات المؤتمر , مكان المؤتمر , الخبرات المشاركة في المؤتمر , الجهات الراعية للمؤتمر علميا وفنيا وماليا , التنظيم الإداري , برنامج المؤتمر , مطبوعات المؤتمر , عملية الإعلان والتسويق للمؤتمر , الدعوة للمؤتمر , تسجيل المشاركين , هدف المؤتمر )

هدف المؤتمر : يشير هدف المؤتمر الى أسباب انعقاد المؤتمر والتي قد تكون ما يلى:-

1- ظهور أبحاث واكتشافات واختراعات حديثة يتم الإعلان عنها فى المؤتمر

2- مشكلات وقضايا مجتمعية معينة .

3- المؤتمرات السنوية للجهات والمراكز البحثية والجامعات والكليات .

4- الحاجة المستمرة الى زيادة المستوى المعرفي والخبرات المختلفة .

اعداد الندوات و المؤتمرات

1- يجب تحديد ما نود تحقيقه من عقد المؤتمر او الندوة اذ يعتمد تصميم المؤتمر او الندوة على ما نرغب في تحقيقه . فعلى سبيل المثال ,تختلف الندوة او المؤتمر المعقود لتزويد المشاركين بمعلومات جديدة عن قضية ما , عن الندوة او المؤتمر الذي يعقد بهدف اعطاء المشاركين فرصة للتفاعل و تبادل المعلومات و الافكار عن موضوع ما .

2- تحديد المشاركين في المؤتمر أو الندوة . و يشترط لنجاح هذه الانشطة ان تكون لدى المشاركين خبرة متشابهة في مجال واحد و اهتمام مشترك في موضوع واحد.

3- توفير الوقت والطاقة للأعداد للمؤتمر او الندوة لكي تاتي بالثمار المرجوة منها , ويتطلب ذلك ان يعرف المنظمون مقدما رغبات واحتياجات المشاركين و الجديد الذين يرغبون في معرفته , فعلى سبيل المثال , اذا كان المؤتمر او الندوة يتناول قضايا اقتصاديه فيجب ان ينتقي القائمون به الفئة او الفئات التى يمكن ان تستفيد بالفعل من حضور هذا النشاط.

4- ارسال استمارة رأى الى المشاركين قبل عقد النشاط او الاتصال هاتفيا بهم , وسؤالهم عن المعلومات التي يودون معرفتها او لموضوعات التي يرغبون في مناقشتها.

5- تخطيط انشطة وفعاليات المؤتمر او الندوة, بعد تحديد مستوى المشاركين. وللمساعدة في عملية التخطيط يجب الرد على الأسئلة الأتية:

س1 : هل ستكون هناك فرص عمليه للتعلم المتبادل؟

س2: هل سيتألف المؤتمر او الندوة أساسا من محاضرات و متحدثين؟

س3: هل ستكون هناك مناقشات جماعيه؟

س4: هل سيتم تقديم بحوث ومناقشتها؟

س5: هل ستستخدم وسائل سمعيه بصرية؟

س6: من هم المشاركون و القادة في المؤتمر او الندوة؟

س7: من الذي سيتولى إدارة المناقشات الجماعية؟

س8: من سيشارك في جلسات المناقشات من داخل النشاط او خارجه؟

س9: هل سيكون هناك توازن في الحضور من حيث الجنس و السن و الموقع الجغرافي , الخ,؟

تساؤلات حول تخطيط البرنامج

س1: ما هو ترتيب المتحدثين في المؤتمر او الندوة؟

س2: ما هي الموضوعات التي سيناقشها كل منهم؟

س3: هل سيكون هناك متحدث أساسي؟

س4: هل سيكون هناك حفل استقبال او مناسبة غير رسميه يحضرها كل او بعض المشاركين؟

س5: ما هي المواد المكتوبة او المطبوعات التي ترغب في توزيعها على المشاركين؟

س6:هل سيدفع المشاركون رسما ماليا للحضور؟ وما هو مقدر هذا الرسم؟

(قد تتمكن من تغطية نفقات المؤتمر عن طريق الحصول على رسوم مالية من المشاركين لحضور المؤتمر او مقابل الحصول على المواد المختلفة المتاحة خلال المؤتمر ).

ومن تساؤلات مرحلة التخطيط ايضاً :

س1 : هل يتم عقد المؤتمر على المستوى المحلى او العالمي؟

س2: ما عدد المشاركين المطلوب انضمامهم للمشاركة فى المؤتمر؟

س3: هل يرتبط انعقاد المؤتمر بتوقيت يكون مرغوب فيه عقد المؤتمر؟

س4 :ما فترة انعقاد المؤتمر؟

س5 :ما الموارد المادية والبشرية اللازمة لانعقاد المؤتمر؟

س6: ما حجم الدعم المطلوب؟ هل تشارك جهات متعددة في تمويل المؤتمر؟

مثال : ما العوامل الأساسية التي يجب أخذها في الاعتبار عند اختيار مكان و فندق المؤتمر؟ في مجموعات عمل حدد هذه العوامل ؟

• مكان انعقاد المؤتمر • حجم قاعة المؤتمرات . • حجم عدد غرف وأجنحة الفندق .

• جودة الوجبات والمشروبات . • كفاءة عمليات التسكين والمغادرة للمؤتمرين .

• وجود مسئول من قبل الفندق عن نشاط المؤتمر . • خبرة الفندق السابقة في عقد المؤتمرات .

• وجود تسهيلات ترفيهية لأعضاء المؤتمر . • سهولة الحصول على وسائل مواصلات مختلفة .

• قرب المسافة بين الفندق والمطار . • توافر معدات وتجهيزات قاعة المؤتمرات .

حدد العوامل المحددة لمكان المؤتمر؟

• سهولة الوصول • الموقع الجذاب والمناخ المناسب

• تواجد الحجرات بالعدد المطلوب وأكثر لمواجهة اية زيادات متوقعة فى العدد المطلوب

• توافر القاعة الرئيسية وبالتجهيزات المناسبة للاجتماعات وورش العمل .

• وسائل الاتصال التليفوني وأجهزة الفاكس وشبكات الانترنت .

• توفر أماكن انتظار سيارات وإمكانية حجزها .

أهمية إقامة المؤتمرات بالفنادق

الإعلان : مطبوعات ومنشورات

كيف يتم الإعلان عن المؤتمر؟

• الصحافة القومية • الإذاعة • التليفزيون • إرسال خطابات للجهات المعنية

• الدوريات والمجلات العلمية المتخصصة • المراسلات الشخصية

• الانترنت • الملصقات • البريد الالكتروني • ورش العمل

كيف يتم اختيار الوسيلة الملائمة او ما هي محددات اختيار وسيلة الاعلان عن المؤتمر؟

ما المطبوعات التي يتم استخدامها؟

الدعوات واهم البيانات التي يجب أن تشملها ( البوسترات العلمية والملصقات الخاصة بالإعلان عن المؤتمر

بطاقات التسجيل , أوراق العمل المقدمة للمؤتمر , اصدارات المؤتمر , التعريف ببرنامج المؤتمر )

تحديد واجبات ومسؤوليات الأفراد القائمين على إدارة البرنامج ( معايير اختيار أوراق العمل المشاركة في البرنامج , مستوى جودة الوسائل المستخدمة في العرض , تحديد صياغة خطابات الدعوة , ترتيبات العروض واوراق العمل على ايام وفترة انعقاد المؤتمر )

جميع عناصر البرنامج الأساسي والبرنامج المكمل والأوراق المبدئية

عملية التسجيل للمشاركين فى المؤتمر :

هدف عملية التسجيل المبكر قبل انعقاد المؤتمر ( سهولة عملية التسجيل , الحصول على معلومات دقيقة وسريعة عن المشاركين في المؤتمر ومستوياتهم المختلفة , التنبؤ وتعديل الموازنة المالية للمؤتمر )

– طرق التسجيل ( التسجيل اليدوي , التسجيل عن طريق الكمبيوتر , التسجيل عن طريق الانترنت والدخول على موقع المؤتمر الإلكتروني )

بطاقات تعريف الشخصية كوسيلة للتعرف على المشاركين ( تصميم بطاقات التعارف على المشاركين , سهولة القراءة , كبر حروف البطاقة يسهل عملية التعارف على المشاركين , وضوح لون البطاقة , وضوح اسم المشارك , وضوح اسم المؤسسة التابع لها المشارك )

المرحلة الثانية مرحلة التنفيذ الفعلي :

ما المهارات الواجب توافرها لدى منظمي المؤتمر؟

هناك ثلاث مهارات أساسية ينبغي أن تتوافر لدى إداري أو منظم عمل مع ملاحظة تفاوت أهميتها باختلاف المستوى الإداري وهذه المهارات هي : المهارات الفنية , السلوكية , الإدارية

المقصود بالمهارات الفنية:

القدرة على أداء الجوانب التنفيذية للعمل وتكون مطلوبة بصورة أساسية للمستويات الإدارية المباشرة مثل القائمين بحجز الفنادق – متابعة المطبوعات-حجز تذاكر السفر- المتابعة-تسجيل المشاركين-تدبير الاحتياجات المختلفة – فتح الحساب فى البنك- اعداد الموازنات-تجهيز القاعات بالمعدات-تسجيل وقائع المؤتمر- اعمال السكرتارية

المهارات السلوكية : الإشراف على التنفيذ , أعمال المتابعة وحصر المشكلات , تحفيز العاملين , حلقة الوصل بين التنفيذيين والإدارة العليا , حصر الانجازات التي تم تحققها , كتابة التقارير لرئيس المؤتمر .

المهارات الادارية : التخطيط طويل الاجل , التخيل والإبداع , النظرة الشمولية , التنبؤ , تقديم الدعم الفني والمادي , مواجهة الكوارث والأزمات غير المتوقعة , الموازنة المالية .

شكل الموازنة المالية هي تعبير عن خطة المؤتمر في شكل رقمي وهى تبرز حجم المتحصلات أو الإيرادات المتوقعة أي تحديد مصادر التمويل , كما أنها تبرز المصروفات المتوقع حدوثها وإجراء مطابقة بين الإيرادات المتوقعة مع المصروفات المتوقعة مع النقدية أول المدة للوصول إلى رصيد اخر المدة وذلك لاكتشاف العجز أو الزيادة المتوقعة في موازنة المؤتمر.

بعد تخطيط المؤتمر او الندوة , يجب تنفيذ ما يلي :

1- وضع جدول زمني بالمواعيد المقررة و آخر مهلة لها ,و ينطبق ذلك على ارسال خطابات الدعوة لحضور المؤتمر , وحجز مكان عقد المؤتمر أو الندوة. الخ. ويجب التأكد من أن تعطي لنفسك مهلة كافية للتخطيط , واعداد المطبوعات و الاتصال بالمتحدثين و الحصول على التصاريح و الموافقات اللازمة لعقد اللقاء, مثل الموافقات الأمنية و الادارية. الخ.

2- ضمان جودة تجهيز المكان الذي تخطط لعقد المؤتمر او الندوة فيه مثل (إعداد القائمة والمأكولات و المشروبات نظم الصوت و الاضاءة قوائم التسجيل و اسماء المشاركين. الخ) و يراعى عند اختيار المكان سهولة وصول المشاركين اليه .

3- الاتصال بالمتحدثين و من يكلف بإدارة المناقشات و دعوتهم بصورة رسمية للحضور بوقت كافي .

4- اعداد قوائم بريدية للأشخاص الذين تنوي دعوتهم للمشاركة ( اعضاء فاعلون في مجال الدورة او المؤتمر ).

5- دعوة الصحفيين و الاعلاميين و التأكيد على حضورهم من خلال اتصال تليفوني.

6- ارسال الدعوات و المنشورات او خطابات المعلومات الاخرى بشأن المؤتمر. و يجب ان تتضمن الخطابات بطاقة رد تتضمن خانة لاسم المشارك و عنوانه , بحيث يعيدها اليك مرة اخرى مع الرسم المالي ( اذا كان هناك رسم اشتراك لحضور المؤتمر او الندوة ). و بهذه الطريقة يمكن تحديد من سيحضر المؤتمر او الندوة و من سدد رسوم الاشتراك عند بداية المؤتمر او الندوة .

7- طلب الوسائل السمعية و البصرية و المرطبات و المشروبات اللازمة. الخ.

8- ترتيب المبيت للضيوف اذا تطلب الامر ذلك .

يجب ان يطلب من المشاركين اعطاء تقييمهم للندوة او المؤتمر لدى نهايته. و يجب توزيع استمارات التقييم لدى نهاية كل ندوة او مؤتمر لمعرفة آراء المشاركين و الحضور فيما يلي :

– مستوى التعاون و المشاركة

– اطلب من المشاركين التقدم بمقترحاتهم و استخدم هذه المعلومات عند التخطيط لندوة او مؤتمر آخر

المشكلات التي تحدث أثناء انعقاد المؤتمر

مطلوب من المشاركين حصر المشكلات التي يمكن أن تحدث أثناء انعقاد المؤتمر.

ويضيف الصمادي (2020) يجب ان تتضمن استمارة التقييم اسئلة محددة لأنه في العادة يستمتع المشاركون بالمؤتمرات و الندوات الى حد كبير باعتبارها تغيير عن روتين العمل اليومي و هكذا فانك اذا وجهت السؤال التالي :

س : ما مدى فائدة هذه الندوة او المؤتمر بالنسبة لك؟ (نرجو وضع دائرة حول اجابة واحدة فقط ).

مفيدة/ للغاية مفيدة /غير مفيدة

فان معظم المشاركون سيجيبون بانها كانت مفيدة للغاية حتى اذا لم يتعلموا منها كثيرا و لكن سوف تحصل على تقييم افضل اذا جهت اسئلة محددة بدرجة اكبر .

مثال : في هذا المؤتمر او الندوة هل حصلت على ما يلي :

( ضع علامة امام الاختيار الذي يعبر عن رأيك)

تأكيد لمعلوماتك / القليل من المعلومات الجديدة / معلومات جديدة لها قيمتها

هل حصلت على كل ما تريد معرفته ؟ (نعم ) ( لا ) (لماذا \ لما لا ) ؟

هل هناك شيء ترى انه لم يكن ضروريا ؟( اذكر )

نرجو كتابة تعليقك المحدد على اسلوب العرض الذي اتبعه المشرف في هذه الندوة او المؤتمر ؟

ما الاسلوب الذي يمكن اتباعه من اجل تحسين هذه الندوة او الجلسة ؟

ولضمان نجاح وفعالية المؤتمر هناك مجموعة من التساؤلات يجب العمل على طرحها والإجابة عنها :-

• هل حقق المؤتمر الهدف الذى عقد من اجله؟

• ما أهم النتائج العلمية التي تم التوصل إليها في المؤتمر؟

• ما الجوانب الايجابية التي تحققت من المؤتمر؟

• ما الجوانب السلبية التي حدثت في المؤتمر؟

• حصر الشكاوى الخاصة بعملية الإقامة-التجهيزات-الانتقالات-الاجتماعات-تقييم أوراق العمل والبحوث المقدمة للمؤتمر

• حصر جميع النتائج التي توصل إليها وكتابة تقارير نهائية

• عقد اجتماع مع اللجنة التنفيذية ومراجعة جميع الحسابات وقفل جميع الحسابات وإعادة دفع القروض خلال ثلاثون يوم بعد انتهاء المؤتمر

• إعداد التقرير النهائي عن المؤتمر

• كتابة خطابات التقييم النهائي لجميع المشاركين في المؤتمر

• كتابة خطابات شكر لجميع القائمين على أعمال المؤتمر وجميع المشاركين والمتحدثين

أساليب الحكم على مدى جودة المؤتمر

1 -قياس فجوة التوقعات

• فجوة التوقعات هي الفرق بين مستوى الأداء الفعلي وتوقعات المشاركين قبل المؤتمر .

• قائمة استقصاء مستوى رضاء المشاركين بعد انتهاء اعمال المؤتمر

• فحص شكاوى المشاركين

• مدى الالتزام بتفعيل توصيات المؤتمر من جانب الجهات المعنية بالنتائج العلمية للمؤتمر

• مقارنة التكاليف الفعلية للمؤتمر مع الموازنة التقديرية

• محددات جودة وفعالية المؤتمرات العلمية

ما المتغيرات التي تضمن فعالية وجودة المؤتمرات العلمية؟

• العمل بروح الفريق والاختيار المناسب لقائد الفريق

• التخطيط العلمي السليم واستغلال جميع الفرص المتاحة وتوقع جميع الأزمات

• الإدارة الجيدة للوقت • النظر الى الوقت على انه

• أهم مورد من موارد المؤتمر • الحماس والتزام ومواجهة المشكلات بشجاعة

• عدم إغفال الشكاوى كأساس لتطوير الأداء المستقبلي

• العمل على استغلال الوسائل التكنولوجية المتقدمة • لتوفير الوقت ورفع مستوى • الفاعلية والكفاءة

• التنظيم الجيد للمستندات • التفاؤل والجدية • الجميع للواحد والواحد للجميع

تتلخص هذه الصعوبات في عدم توفر التمويل اللازم لعقد النشاط . عدم وجود مشاركين قادرين على التفاعل و تبادل الخبرات و اكتساب المهارات , نقص الكادر البشري القادر على القيام بمثل هذه الانشطة , و كذلك وجود طابع تنظيمي مثل عدم وجود مكان ملائم لعقد المؤتمر او الندوة و البعد المكاني للمشاركين لمقر انعقاد النشاط و غياب التنسيق , عدم القدرة على الحصول على التصاريح المطلوبة لعقد النشاط .

مثل هذه الصعوبات ذات الطابع العام تحتاج الى مزيد من الجهد و توفير التمويل اللازم و التنسيق و العناية بالكوادر البشرية و فتح خطوط اتصال و حوار مستمر مع الجهات المسؤولة من اجل تبادل الخبرات و الابقاء على قنوات اتصال مع المؤسسات المعنية بالنشاط من اجل تسهيل عقد هذه الدورة او المؤتمر.

وهي جملة الصعوبات التي تنبع في الاساس من التحديات التي تواجه عقد ندوات او مؤتمرات .

أ- صعوبة الموضوع : في بعض الحالات قد لا يستقبل المجتمع المحلي بارتياح بعض الموضوعات ذات الصلة بقضية ما إما لأنها لا تتفق بصورة او بأخرى مع العادات و التقاليد السائدة أو نظرآ لأنها لا تتصل بصورة مباشرة بمفردات الحياة اليومية للمواطنين العاديين .

يكمن الحل في ايجاد الكادر البشري الملم بأبعاد موضوع النشاط و تجنب كل ما يضعف هذا النشاط .

ب – ضعف القدرات التنظيمية : يقصد بذلك ان لا تتوفر لدى العاملين على عقد هذا النشاط القدرة على اقامة نشاط في هذا المجال و هو المجال المقترح نظرا لأن بعض النشاطات تحتاج الى الخبراء في هذا المجال .

يكمن الحل عندما يطرح مقترح لعقد نشاط لا بد من دراسته و ايجاد كوادر بشرية لتنظيم النشاط ذو خبرات سابقة .

ج – تبسيط المفاهيم : يقصد بذلك جعل مفهوم عنوان الندوة في متناول ايدي الاشخاص العاديين أي ليس لهم خبرة في هذا النشاط .

الاسس التي نعتمد عليها في اعداد المؤتمرات و الندوات :

1- تحديد الغرض من عقد المؤتمر او الندوة .

2- الاعداد لعقد المؤتمر و يشمل الاعداد عدة خطوات ( اعداد المكان المناسب و الحصول على الموافقات و التصاريح من الجهات المسئولة

3- توجيه الدعوة للأشخاص المهتمين قبل عقد المؤتمر او الندوة بوقت كافي.

4- تنظيم جلسات المؤتمر او الندوة من حيث اعداد الجلسات و تسمية المتحدثين و الإتصال بهم ..الخ .

5- تجهيز المطبوعات ( كتب – نشرات – بيانات صحفية ) التي سيجري توزيعها اثناء المؤتمر او الندوة

6- ارسال البيان الختامي للقاء كل من شارك في فعالياته مصحوبا بخطاب

7- تقييم المؤتمر و تحديد نقاط القوة و الضعف للاستفادة منها في المستقبل عند تخطيط و تنفيذ لقاءات مماثلة.

• تكونت من بعض الدول الأوروبية جمعية مهتمة بالإعمال السياحية والفندقية التي تصاحب إقامة المؤتمرات والاجتماعات وهى الجمعية الأوروبية لمدن المؤتمرات وتصدر الجمعية نشرة سنوية تهدف إلى تسويق خدمات هذه الدول على مستوى العالم عن طريق بيان ما تتميز به كل مدينة وما يتوافر بها من خدمات وإمكانيات علمية ومزارات سياحية وأماكن ترفيهية للمشاركين في المؤتمر وتشترط هذه الجمعية في المدن التي

تنضم اليها ما يلى:-

• توافر مراكز مؤتمرات

• فنادق قريبة من مراكز المؤتمرات

• سهولة المواصلات ووجود شبكة مواصلات

• موقع سياحي متميز

• الهدوء والأمان والراحة والمتعة لزوراها

ما المقصود بالندوة

يذكر أبو خليف 2020 مفهوم الندوة بأنه .التقاء مجموعة من الأشخاص لمناقشة موضوع يشغل الجمهور؛ حيث يكون هناك مدير للنّدوة في موقع محدّد، وزمان وموضوع معيّن .

• النّدوة قضيّة يناقشها أشخاص مختصّون يعبّرون عن وجهة نظرهم، ثم يمنحوا الجمهور فرصةً للنّقاش .

محور النّدوة يكون حول قضيّة يهتمّ بها النّاس وتشغل الرأي العام.

• يجب الالتزام بموضوع النّدوة وعدم الانتقال من الموضوع المختار لآخر.

هنالك أنواع متعدّدة من النّدوات الّتي تهدف إلى نشر الوعي ومناقشة مواضيع معيّنة تهمّ الرّأي العام، منها: النّوع الأوّل: هو النّدوة البحثيّة ويقدّم فيها كل عضو بحثاً يلقيه ويخضعه للنّقاش، ويعدّ البحث المقدّم مسبقاً، وينظّم المسؤول عن النّدوة عمليّة القاء البحوث وادارة الحوار وغالباً ما يكون موضوع هذا النّوع من النّدوات تخصّصيّاً مقتصراً على المتخصّصين في موضوع الندوة، وتكون الجهة الدّاعية لهذه النّدوة علميّة أو ثقافيّة أو منظّمة دوليّة متخصّصة، ويتمّ نشر الأبحاث بعد انتهاء النّدوة، ويوجد نوعين من النّدوات البحثيّة، فهنالك الّتي تقام بالسرّ مثل: المناقشات الجامعيّة الّتي لا يتخلّلها جمهور، وهنالك أيضاً تلك الّتي تكون على الملأ، ويكون الجمهور عضواً فاعلاً بها.

النّوع الثاني: هو النّدوة المفتوحة والّتي تسمّى بالنّدوة العامّة أيضاً، يتشارك فيها الجمهور النّقاش بشكلٍ واسع، ويطرحون وجهات نظرهم تماماً كما النّدوات التلفزيونيّة و الإذاعيّة.

النوع الثالث: هو النّدوة الاستجوابيّة والّتي تقوم على طرح الأسئلة والإجابات المتعلّقة بها، ويكون دور المدير أو مجموعة معيّنة باستجواب شخصيّة معنيّة بموضوع معيّن باختيار الأسئلة وصياغتها ووضع أسئلة جديدة، والإشارة إلى المشكلات الّتي تحتاج للتّوضيح، وغالباً ما يكون الموضوع عامّاً يهمّ الجمهور

• المحاضرة • المحاورة والنّقاش

يوجد للنّدوة عناصر لا يمكن الاستغناء عنها وهي:

• موضوع النّدوة • مدير النّدوة

• الأعضاء المشاركون في النّدوة • الجمهور

يذكر طلال ,2020 عند الرغبة في نجاح الندوة لابد من الاخذ بعين الاعتبار النقاط التالية :

1- الموضوع : من أهم الأمور التي يجب أن تصبح الندوة ناجحة فيها أن يكون موضوع الندوة مهم ومشوّق وذو أهميّة وقيمة ، فالموضوع المهم هو الذي يجلب الجمهور والمشاركين بالندوة ليعرفوا ما هي الندوة التي يتناولها .

2- مدير الندوة : نجاح أي شيء في الدنيا لا يحصل إلاّ بأن يكون مديرها ناجحاً ومطّلع ذو إطّلاع كبير وعلم كافي في موضوع الندوة ، فلا يجوز أن تكون موضوع الندوة تتكلّم في أمر ومدير الندوة لهُ خبرة في مجال آخر ، فسوف تكون الندوة غير ناجحة لعدم نجاح مدير الندوة في مجال الموضوع .

3- المشاركون في الندوة : هناك أنواع من الندوات تكون مغلقة بدعوة المشاركين فيها ، فلا يجوز أن يكون موضوع الندوة مثلاً عن الإسعافات الأوليّة ويكون المشاركين فيها في مجال الكمبيوتر ، فهذا بحدّ ذاتهِ فشل للندوة لم تستطع أن توصل رسالتها .

4- الحوار البنّاء : إذا كان الندوة ذو أهميّة والمشاركين فيه مهتمّين لموضوع الندوة سوف تكون هناك مناقشات كثيرة واختلاف في آراء بين المشاركين والأعضاء ، فمن آداب الندوة أن تكون المناقشات فيها ذو أهميّة وبنّاءة ليتك تبنّي أفكار جديدة وتبادل خبرات والتوسّع في المعرفة بين الأشخاص الموجودين بحيث يكون هناك استراتيجية معيّنة يجب أن يتّبعها الأشحاء الموجودين وعدم الخروج عن موضوع الندوة والتطرّق إلى أمور خارج نطاق الندوة .

يشير طلال 2020 إلى أهمية انعقاد الندوات لما تعود به من فوائد عديدة منها ما يلي :

1- تبادل الخبرات والآراء : عندما يجتمع مجموعة أشخاص يمتلكون خبرات في نفس المجال يصبح هناك تبادل للأفكار فيما بينهم .

2- التعرّف : يتيح فرصة ليتعرّف الأشخاص الذين يعملون في نفس المجال وبالتالي زيادة الفرصة في الإبداع والتوسّع من الدائرة المحصورة .

3- حبّ العمل والمجال : عندما يرى الشخص أناس بارعون بشكل كبير في تخصّص معيّن يولّد قوّة للزيادة في المعرفة .

إدارة اللقاءات “الاجتماعات”

الإدارة نشاط جماعي لتحقيق أهداف مشتركة على أحسن وجه وفي أقصر وقت وبأقل التكاليف . ” الرسول صلى الله عليه وسلم في بيعة العقبة “.

تعد الاجتماعات إحدى الوسائل التي يتم من خلالها إدارة العمل غير الفردي سواء كان هذا العمل مؤقتاً أو مستمراً ودائماً ، وقد دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 40% إلى 75% من الوقت يقضي في الاجتماعات واللقاءات مع الناس .

مزايا اللقاءات :ـ

1- أنها تساعد على تبادل الخبرات واستحداث مصادر جديدة .

2- أنها تقدم أحدث المعلومات .

3- أنها تساعد في دعم العمل الجماعي .

4- بالاجتماعات تنمي روح الفريق ويتربى عليها الشباب .

5- أنها تعطي الجميع فرصة المشاركة ، وإبداء الرأي ، واتخاذ القرار.

6- وسيلة من وسائل التثبيت على المنهج .

7- بها تتأصل معاني القوة والتضحية والإصرار على الحق .

8- غرس القيم وتعهد المتربي .

9- هي الملجأ بعد الله وخاصة إذا قست الظروف وأُغلقت الأبواب.

10- المتربي من خلالها واضح الهدف قوي البنية لا يتأثر بعواصف الباطل .

11- هي الزاد الروحي والتعبئة الإيجابية .

أنواع اللقاءات :ـ

تأخذ اللقاءات أشكالاً متعددة : منها :

* لقاءات تربوية علمية .

* لقاءات علمية بحته .

* لقاءات اتخاذ القرارات.

مظاهر الخلل في إدارة اللقاءات :

2- عدم الانضباط والحضور في الموعد المحدد .

3- ضيق الوقت المخصص للقاء .

4- كثرة الهوامش القبلية والبعدية وفي أثناء اللقاء .

5- تداخل الموضوعات وكثرة الاستطرادات .

6- الغياب والتأخر والتأجيل بدون مبرر .

7- ارتجال جدول الأعمال دون تحضير مسبق حيث أن اللقاء مجرد تداعي أفكار فقط .

8- عدم وضوح القرارات : فلا يأخذ صيغة القرار الجيد مثل : الوضوح – تحديد موعد نهائي للتنفيذ – جهة التنفيذ – المتابعة – التقويم .

9- عدم نضج القرارات : فلا يكون محصلة لعملية منطقية عبر خطوات محددة ومرتبة .

10- الانفرادية في القرار .

11- اختزال المجموعة في فرد ( بروز شخص على حساب البقيّة .

12- غياب التقويم الفتري والنهائي للأعمال المسندة إلى الآخرين ” لجان – أفراد – جهات ” مؤسسات ” .

مهارات مدير اللقاء :

1- المهارات السلوكيّة :

القدوة الحسنة – الصدق – الإخلاص – المحبة – الرفق – اللين – كثرة التبسم – اللباقة – الحزم – الذكاء – التواضع – سلامة القلب – الورع – الصبر – العدل – احترام مشاعر الآخرين – الحرص على الدعوة – معرفة طبيعة العنصر البشري الذي يعمل معه .

2- الصفات الشخصية :

3- المهارات الفنية :ـ

الجديّة – سلاسة الأسلوب – وضوح الصوت – الإقناع – توزيع المهام – الشورى – تعويضه السلطة – اختيار البدائل – سعة الاطلاع – حب الدعوة – حب الانتاج – الثقة بنصر الله .

4- مهارات الاتصال : ” المرسل , الرسالة , الوسيلة , المستقبل , الرد.

هي الطرق والأساليب التي يتسم بها نقل المعاني والمشاعر والأحاسيس بطريقة لغوية أو غير لغوية من شخص لآخر ، ويهدف الاتصال عادة إلى “الأخبار ” نقل معلومات – طلب – الإقناع – الامتناع .

5-مهارات لغوية : كالاتجاهات النفسية – كاستعمال الإشارات – والإيماء – والحركات والتعابير الجسميّة .

سبعة آداب للاتصال : وهي كالتالي :

1- احترام وتقدير الآخرين .

2- حسن الخلق والاحتفاظ بالبشاشة والابتسامة .

3- الهدوء والسكينة والنظر في عيني المتحدث .

5- إعطاء فرصة كافية للمتحدث للتعبير عن نفسه .

6- عدم السخرية أو الاستهزاء .

7- الاستيضاح والسؤال عند الحاجة .

آداب الحديث : ثلاثة عشر أدباً :ـ

1- الاهتمام باللغة واختيار العبارات .

2- إتباع أصول وآداب الحوار والمناقشة .

3- التحكم في اللسان .

4- الابتعاد عن الجدل والمراء وادعاء العلم .

5- عدم فرض الرأي بالقوة .

6- توضيح المعاني والصدق مع النفس والآخرين .

7- الالتزام بالموضوع المحدد .

8- تنظيم الأفكار .

9- الاختصار في غير إخلال والتوضيح في غير إملال .

10- ملائمة الحديث للمستمع .

11- الاهتمام بالمظهر الخارجي – (السواك – الطيب – الجلوس المعندل – اللباس ).

1- عدم وضوح الرسالة ” عدم وضوح الهدف – اللغة . الفهم ” .

3- الممارسات الخاطئة من المدير .

4- الغموض في الرسالة .

5- الفشل في استخدام المثيرات في ربط موضوع الرسالة .

6- عدم الإصغاء والتشتت .

7- عدم مناسبة الرسالة للمستقبل .

8- الخجل من المرسل .

9- وصول الرسالة في وقت غير مناسب .

عوامل نجاح اللقاءات

عوامل قبلية تسبق اللقاءات :

1- تحديد هدف اللقاء بوضوح قبل الدعوة إليه .

2- تحديد زمان ومكان اللقاء وأن يكونا مناسبين لأغلبية الأعضاء .

3- إعداد ورقة عمل قبل اللقاء وبوقت كافٍ (فقرات اللقاء – زمن كل فقرة – الموضوعات المقترحة .

4- إبلاغ المشاركين في اللقاء بالمكان والزمان بداية ونهاية مع حسن اختيار طريقة التبليغ .

5- الاستعداد الكامل للقاء وتوفير مستلزماته .

6- التحضير الجيد لموضوعات اللقاء وان تكون مناسبة كماً ونوعاً .

7- تجانس الأعضاء ( السن – المستوى العلمي – المستوى الدعوي).

8- قناعات الأعضاء بأهمية الذي يؤديه .

9- الثقة المتبادلة بين المدير والأعضاء .

عوامل نجاح مصاحبة للقاء (أثناء اللقاء ) :

1- التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .

2- الحضور بنشاط وحيوية .

3- حسن الاستقبال .

4- الافتتاح بالحمد لله . – وبدء اللقاء في الموعد المحدد (انتظار المتأخرين يشجع على التأخر ) .

5- التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف .

6- قراءة جدول العمل وزمن كل فقرة .

7- تحديد نهاية اللقاء ليكون الجميع على بينة .

8- إتاحة الفرصة للجميع بالمشاركة في النقاش والتعقيب بالعدل والسرية .

9- لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع المطروح اويعود لفقرة انتهت.

10- إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة .

11- تدوين أسماء الغائبين وبحث أسباب التأخر .

12- تحديد اللقاء القادم وما يتعلق به ” مكان – زمان – موضوعات ) .

13- مناقشة الموضوعات الخاصة على انفراد .

محاذير أثناء اللقاء :

الهاتف – الضيوف – الولائم – الضحك الكثير – التشاغل عن اللقاء – الغيبة – الجدل – الخصومة – كثرة سيارات وثبات المكان والزمان فترة طويلة – البرودة الشديدة – الحرارة الشديدة .

عوامل نجاح بعدية ( بعد اللقاء ) :

1- تزويد كل عضو ما يخصه من توصيات وقرارات ومهام .

2- تبليغ الأعضاء الذين لم يحضروا ويجب في حقهم أن يسألوا عن مكان وزمان وموضوعات اللقاء القادم .

3- ناقش من هو أكثر منك خبرة في سلبيات اللقاء الماضي .

4- الابتكار والتجديد والبعد عن الرتابة .

أسباب فشل اللقاءات :

1- عدم وضوح الهدف من اللقاء لدى المشاركين أو عدم قناعتهم بالهدف .

2- عدم التخطيط الكافي من حيث الإدارة وجدول الأعمال وتحديد الاحتياجات .

3- سوء التتبيع للمشاركين بجدول اللقاء والزمان والمكان .

4- عدم التقيد والانضباط بالحضور والانصراف في الوقت المحدد .

5- توقيت اللقاء غير مناسب .

6- عدم التجانس بين أفراد اللقاء .

7- إضاعة الوقت في الأحاديث الجانبية .

8- انشغال مدير اللقاء بالهاتف بالدخول والخروج والوجبات الغذائية .

9- الغلظة والقسوة أو التسبب والإهمال في إدارة اللقاء .

1- مدونة الدكتور صلاح عبد السميع عبد الرزاق ( تم استرجاعه بتاريخ 27-7-1439 )

2- خالد الصمادي ,2020م, مدونة علم نفسك مهارات العمل الحر, وتنمية شخصية إيجابية ( تم استرجاعه بتاريخ 27- 7-1439 )

3- أبو السعيد : أحمد العبد , إعداد وتنظيم المؤتمرات و الندوات

4- عبدالسلام بن سعيد الشمراني , إدارة اللقاءات ” الاجتماعات ” تم الاسترجاع بتاريخ 27-7-1439

5- أبو خليف : محمد ( تعريف الندوة وأنواعها ومحاورها )2020 م

تم الاطلاع عليه بتاريخ 27-7-1439هـ

6- طلال : وسام 2020 م فواد الندوة وأسباب نجاحها تم الاطلاع عليه بتاريخ 27-7-1439هـ

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

كيف تجني المال في التداول؟
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: